Univaf

Önceliklendirme Matrisi, Einsenhower Kutusu olarak bilinen Eisenhower Matrisi, yapılacak görevler arasından en acil ve önemlilerine karar verme aracıdır. Basit bir karar verme aracı olan Eisenhower Matrisi, dört ana kadrandan oluşmaktadır. Kişinin bütün görevleri kadrana yerleştirilir. Kadrana yerleştirilmesi görevlerin önem ve aciliyet derecelerini gözle görmeye imkan sağlar.

 Eisenhower Matrisi’nde Eylemler

  1. Acil ve önemli- Hemen harekete geç: Öncelik düzeyi en yüksek işler bu gruptadır. Bu işlerin 24 ya da 48 saat içinde yapılması gerekir. Bu gruptaki işleri yapmak için asla beklenmemelidir. Hemen yapılmalıdır. Bir veya iki gün içinde teslim edilecek ödevler ve raporlar bu grupta yer alır. 
  2. Acil değil ve önemli- Ne zaman yapacağına karar ver- Planla: Kesin bir tarihi olmamasına rağmen yapılması önemli işler bu gruptadır. Acil ve önemli grubundaki işleri yaptıktan sonra hemen bu gruba başlamak gerekir. Gruptaki işlerin yapılması kişinin mesleki hedeflerine ulaşmasında çok etkilidir. Planlama yapılmalı ve bu görevler için vaktin olduğundan emin olunmalıdır. Aileyle vakit geçirmek, egzersiz yapmak bu gruptaki işler ve görevlerdendir. 
  3. Acil ve önemli değil- İşi başkasına devret: Önemli olmamasına rağmen kısa sürede tamamlanması gereken işler ve görevler bu gruptadır. Bu grupta takım çalışması devreye girer. İşleri yeniden planlama veya başkasına devretme konusunda karar verilmelidir. Telefon görüşmeleri, maillerin cevaplanması bu gruptaki işlerdendir. 
  4. Acil değil ve önemli değil- Daha sonra yap veya ortadan kaldır: Yapmanız veya yapmamanız durumunda hayatınızda bir fark meydana getirmeyecek işlerdir. Daha önemli işlere zaman ayırmak isteyenler bu gruptaki işlerden kaçınmalıdır. Üretkenliğe zarar verebilecek işler olduğundan ortadan kaldırılabilir. Sürekli telefonla oynamak, zamanı boşa harcayan kötü alışkanlıklar bu gruptadır. 

Eisenhower Matrisi Nasıl Yapılır?

Eisenhower Matrisi, bir koordinat sistemi 4 bölüme ayrılarak yapılır. 4 çeyreğe bölünen şablonda işler acil, acil değil, önemli, önemli değil şeklinde kategorize edilir. Eisenhower Matrisi, işleri öncelik sırasına göre ayarlamakta önemli bir role sahiptir. 

Eisenhower Matrisi Nasıl Uygulanır?

Zaman Yönetimi uygulaması olan Eisenhower Matrisi uygulaması şöyle gerçekleştirilir; 

  • Yapılacaklar listesi oluşturularak öncelikli olanlar belirlenir. İşler aciliyet ve önem derecesine göre sıralanarak kadrana yerleştirilir.
  • Acil ve önemli işler de kendi arasında sıralanır. Yapılması en zor işi öne almak diğer işleri yapmak için motive olmaya yardımcı olacaktır. 
  • Çalışma saatleri ve çalışılamayacak saatler net olarak belirlenmelidir. İşin dışında kalan zamanlarda mail kontrol etme gibi işler yapılabilir. Bir kısım zaman kişinin kendine ayrılmalıdır. Kendine ayrılan zaman kişiyi işleri yapma konusunda motive edecek, enerji kazanmasını sağlayacaktır.
  • Çalışma saatlerinde dikkati dağıtacak şeylerden uzak durulmalıdır. Sosyal medyanın dikkatinizi dağıtmaması için bildirimleri kapatabilirsiniz. 
  • Başkalarına devredilen önemli değil- acil değil- işler mutlaka kontrol edilmelidir.
  • Yeni görevler önceden tahmin edilmelidir. Böylece planlama daha kontrollü yapılır.  

Eisenhower Matrisi Etkisi Nedir?

İnsanların pek çoğu iş yoğunluğu ve yapması gereken görevler arasında kalmaktadır. Zamanın yetersiz olmasından dert yananlar işlerini yetiştiremedikleri için stres yaşarlar. Stresin fazla olması kişinin işlerine motive olmasını engeller. Motivasyonun düşük olması işlerdeki verimliliği düşürür. Birbirini tetikleyen bu durumlardan ancak zamanı doğru kullanarak görev yönetimini yaparak kurtulmak mümkündür. İşte bu noktada Eisenhower Matrisi kurtarıcı olarak devreye girer. Eisenhower Matrisi, işlerin bir bütün olarak görülmesine yardımcı olarak önceliklerine göre sıralama yapmayı sağlar. 

İlginizi Çekebilir: 168 Saat Kuralı Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Eisenhower Matrisi Kim Buldu?

Eisenhower Matrisi, ismini Dwight David Eisenhower’dan almıştır. Amerika Birleşik Devletleri’nin 1953 ile 1961 yılları arasında 34. Başkanı olan Dwight David Eisenhower, üretken hayatıyla tanınmaktadır. 2. Dünya Savaşı’nda Avrupa Müttefik Kuvvetleri’nin başkomutanlığını yapmıştır. Üretkenliğini hayatı boyunca sürdüren Dwight David Eisenhower, yoğun işleri arasında golf oynamış, yağlı boya tablolar yapmıştır. Dwight David Eisenhower, basit ama bir o kadar akıllı üretkenlik sistemine sahip olduğundan işleriyle birlikte hobilerine de vakit ayırabilmişti. Stephen Covey yıllar sonra yazdığı ‘Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı’ adlı kitabında Dwight David Eisenhower’ın sistemini popülerleştirmiştir.